Procedura przeniesienia skrzynki do nowego systemu Centralnej Poczty Elektronicznej UJ

opracowanie: Dział Infrastruktury Sieciowej

Jak przebiega proces przeniesienia skrzynki do nowego systemu

Co będzie potrzebne do realizacji tej procedury

  • Adres e-mail Użytkownika
  • Hasło do dotychczas używanej skrzynki pocztowej
  • Komputer, telefon, tablet i inne urządzenia, które mają mieć dostęp do poczty
  • …cierpliwość

O czym należy pamiętać

  • Procedura obejmuje migrację wiadomości pocztowych z dotychczasowej skrzynki. Z tego względu przeniesienie na nową pocztę będzie trwać wiele godzin w zależności od liczby osób oczekujących w danym momencie na migrację i wielkości oraz liczebności wiadomości pocztowych w skrzynce.
  • W końcowej części migracji wystąpi blokada dostępu do poczty i innych usług trwająca – w zależności od wielkości skrzynki – od kilku do kilkudziesięciu minut. W tym czasie nowe wiadomości nie będą docierać do skrzynki i będą oczekiwać na zakończenie synchronizacji. Po zakończeniu migracji trafią do nowej skrzynki.
  • Migrowane są wiadomości z zachowaniem struktury folderów stąd elementów wysłanych należy szukać również w katalogu SENT.
  • Nie są migrowane kontakty, kalendarze, reguły oraz przekierowania poczty na systemy zewnętrzne.

Jeśli dla konta było zdefiniowane przekierowanie na konto zewnętrzne, użytkownik powinien je ponownie zdefiniować w nowym systemie.

  • Dla pełnego wykorzystania funkcjonalności nowej poczty wymagane będzie ponowne skonfigurowanie lokalnych klientów poczty (np. Thunderbird, Outlook), jeśli takie są używane.

Co należy wykonać krok po kroku

Zadeklaruj gotowość przejścia - aktywacja

  1. Wywołaj stronę WWW o adresie https://idm.uj.edu.pl/useractivation
  2. Zaloguj się na tej stronie swoim adresem e-mail i hasłem do obecnej skrzynki
  3. Zapoznaj się z regulaminem Centralnej Poczty Elektronicznej i potwierdź to na ekranie
  4. Wciśnij przycisk Aktywuj konto , co wprowadzi zlecenie migracji Twojej skrzynki do kolejki oczekujących na migrację
  5. Zamknij przeglądarkę z aplikacją do aktywacji

Oczekuj na realizację migracji

  1. W zależności od liczby skrzynek oczekujących na migrację, może się ona rozpocząć tuż po jej zleceniu lub też może oczekiwać w kolejce.
  2. Migracja może trwać nawet do kilkudziesięciu godzin, ale blokada konta ma miejsce tylko w końcowej fazie. Blokada może trwać od kilku do kilkudziesięciu minut, w zależności o wielkości skrzynki.

W czasie blokady konta nie jest możliwe korzystanie m.in. z Extranetu (a tym samym dostęp do USOS i dostęp do SAP przy użyciu SAP Logon ),Wi-Fi.

  1. Stan procesu migracji można sprawdzać na stronie http://idm.uj.edu.pl/MigrationStatus.
  2. O zakończeniu migracji użytkownik informowany jest mailem o temacie:

Aktywacja poczty w nowym systemie - MIGRACJA ZAKOŃCZONA.

  1. Od tego momentu użytkownik pracuje już w nowym systemie poczty elektronicznej.

Pierwsze uruchomienie przeglądarkowego (webowego) interfejsu do nowej poczty

  1. Po zakończeniu migracji konto jest możliwe jest uruchomienie webowego interfejsu do nowej poczty. W tym celu należy wywołać stronę WWW o adresie:

https://owa.uj.edu.pl

  1. System, przy pierwszym logowaniu poprosi o zdefiniowanie  strefy czasowej. Należy wybrać strefę właściwą dla Warszawy (+1 UTC)
  2. Użytkownik ma możliwość dodania swojego zdjęcia, które będzie uwidocznione dla innych użytkowników. W tym celu należy kliknąć w prawym górnym rogu, na nazwisku, następnie wybrać link zmień, kliknąć ikonę folderu. Wówczas możliwe będzie wskazanie pliku ze zdjęciem.

Skonfigurowanie klientów pocztowych na komputerze, telefonie, tablecie

  1. Jeśli do odczytu poczty używany był klient pocztowy, musi on być skonfigurowany do obsługi nowego konta.
  2. W większości przypadków, przy ustawianiu parametrów konta, wystarczy podać tylko adres e-mail oraz hasło. Jako typ konta należy wybrać Exchange. Jeśli takie nie jest dostępne należy wybrać konto typu IMAP.
  3. Użytkownicy łączący się protokołem IMAP powinni przede wszystkim zmienić ustawienie serwera poczty przychodzącej na: imapex.uj.edu.pl, port 993, szyfrowanie SSL/TLS.

Szczegółowe informacje dot. użytkowania, w tym konfiguracji kont, można znaleźć pod adresem: http://www.dui.uj.edu.pl w sekcji Nowa Poczta.

Konto w chmurze Office 365

W ciągu kilku godzin od zakończenia migracji (otrzymaniu maila informującego o zakończeniu) stworzone zostanie dla Użytkownika konto w chmurze Office 365. Konto to pozwoli m.in. na:

  • edycję dokumentów  przy użyciu webowej wersji MS Word, Excel, PowerPoint (Office Online),
  • korzystanie z połączeń audiovideo z innymi użytkownikami (Skype dla Firm).

W trakcie tych połączeń można udostępniać pulpit swojego komputera,

  • przechowywanie dokumentów w chmurze z limitem 1 TB pojemności (Onedrive dla Firm);
  • użytkowanie witryn wspierających pracę grupową (Sharepoint Online);
  • wykorzystanie wideostreamingu do publikowania materiałów video (O365 Video).

Aby skorzystać z Twojego konta w chmurze Office 365 zaloguj się, używając swojego adresu e-mail i hasła do poczty elektronicznej, na stronie:

https://login.microsoftonline.com

Instalacja klienta Skype dla firm i klienta OneDrive dla firm

Organizacja spotkań online wymaga instalacji klienta Skype dla firm. Z kolei do synchronizacji lokalnych i chmurowych zasobów plikowych służy klient OneDrive dla firm. Oprogramowanie może zostać pobrane po zalogowaniu do konta Office 365. Należy wybrać ikonę i wybrać Ustawienia usługi Office 365. Następnie należy wybrać link Zainstaluj oprogramowanie i zarządzaj nim. Wyświetlony zostanie ekran umożliwiające pobranie wspomnianego oprogramowania.

Uwaga: Jeśli na komputerze zainstalowany jest pakiet Office, wówczas zamiast powyższej procedury należy doinstalować, przy użyciu instalatora pakietu Office, składnik o nazwie Lync (poprzednia nazwa Skype).

Uwaga: Konto w usłudze Office 365 (w tym funkcjonalność OneDrive For Business) nie może być wykorzystywane do przetwarzania i przechowywania danych osobowych i danych wrażliwych.

 

Gdzie zwrócić się o pomoc

W przypadku problemów Użytkownik może zwrócić się o pomoc do Helpdesku IT Działu Usług Informatycznych: